FAQ – Veel gestelde vragen over de verwerkersovereenkomst van Company Connect.
Wij krijgen regelmatig vragen van onze klanten over de verwerkersovereenkomst die wij aanbieden. Om u van dienst te zijn hebben wij dit document opgesteld, waarin een aantal veel gestelde vragen aan bod komen.
Waarom vragen wij onze klanten een verwerkersovereenkomst te ondertekenen?
Op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (de AVG) die op 25 mei 2018 van toepassing wordt, zijn wij verplicht een verwerkersovereenkomst te sluiten met onze klanten aan wie wij onder andere clouddiensten verlenen. Deze wettelijke verplichting om een verwerkersovereenkomst te sluiten geldt niet alleen voor ons, maar ook voor onze klanten.
Wat is een verwerkersovereenkomst?
Een verwerkersovereenkomst is een overeenkomst tussen partijen die de verwerking van persoonsgegevens en de voorwaarden waaronder deze verwerking plaatsvindt, vastlegt. In deze overeenkomst worden alle afspraken vastgelegd die betrekking hebben op persoonsgegevens. Deze overeenkomst moet worden gesloten tussen een “verwerkingsverantwoordelijke” en een “verwerker”, zoals bijvoorbeeld een clouddienstverlener (zoals Company Connect), een salarisadministratiekantoor of een hostingpartij.
De verwerkingsverantwoordelijke is de partij die bepaalt om welke redenen de verwerking plaatsvindt. Dit is ook de partij die besluit om Company Connect, als clouddienstverlener, in te schakelen.
Een verwerker is de partij die enkel ten behoeve van een andere onderneming (de verwerkingsverantwoordelijke) persoonsgegevens verwerkt. De verwerker heeft geen zeggenschap over de doelen van de verwerking, noch over de middelen voor de verwerking. Met dit laatste wordt bijvoorbeeld bedoeld het type persoonsgegevens. In dit geval is Company Connect de verwerker.
Wat moet er in een verwerkersovereenkomst geregeld zijn?
In een verwerkersovereenkomst wordt de verwerking door een verwerker geregeld. Hierin moet staan vermeld wat het onderwerp en de duur, de aard en het doel van de verwerking zijn, alsook het soort persoonsgegevens, de categorieën van betrokkenen (de personen wiens persoonsgegevens worden verwerkt) en de rechten en verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke.
De overeenkomst moet ook bepaalde regelingen bevatten over de schriftelijke instructies van de verwerkingsverantwoordelijke, het eventueel doorgeven van de gegevens naar partijen buiten de Europese Unie, geheimhouding, beveiliging, het inschakelen van sub-verwerkers, het verlenen van bijstand voor verzoeken van betrokkenen en audits.
Wat kan er gebeuren als ik geen verwerkersovereenkomst heb gesloten?
Op grond van de AVG kan aan zowel aan de verwerkingsverantwoordelijke als aan de verwerker een boete worden opgelegd als er geen verwerkersovereenkomst is gesloten. Het is daarom van belang om een verwerkersovereenkomst te sluiten, om de AVG na te leven.
Wij hopen u voldoende informatie te hebben verstrekt.
Heeft u toch nog vragen, neem dan gerust contact met ons op via 085-7500505 of per mail via administratie@companyconnect.nl